Employee Self Service – Definition, Erklärung & Beispiele (2024)

Gerade für die zeitgenössische Personalarbeit entstehen hier Chancen und Zukunftsoptionen. Sei es für Mitarbeiter und Angestellte, die durch Employee Self Services einen Großteil der anfallenden Aufgaben oder Anliegen selbstständig erledigen. Oder aber fürs HR-Team selbst, die dank HR Self Services einen enormen Zeitgewinn erzielen. Diesen Zeitpuffer nutzen moderne HR-Teams für die wirklich wichtigen Aufgaben im Human Resources, z.B. für das strategische Personalmanagement oder fürs Recruiting etc.

Aber was steckt hinter diesen sogenannten HR-Self-Service-Technologien? Wie können sie in verschiedenen Bereichen der Personalarbeit eingesetzt werden? Erfahren Sie mehr über die inspirierenden Möglichkeiten dieser Technologien. Bleiben Sie dran: für den Schritt in die Transformation der Personalarbeit.

Vorteile der Employee Self Services – für Mitarbeitende und das HR-Team

Dabei kommt es auf die Perspektive an. So münden die Vorteile der Mitarbeiter Self Services direkt in Vorteilen fürs HR-Team. Während Angestellte ihre Anliegen zeit- und ortsunabhängig durch einen Employee Self Service erledigen, kümmern sich HR-Mitarbeiter ebenfalls um die an sie gestellten Anliegen. Natürlich genauso orts- und zeitunabhängig.

6 ESS-Vorteile für Mitarbeiter auf einen Blick

Konnten Employee Self Services erfolgreich im Unternehmen eingeführt werden, will man sie nie wieder missen. Das ergibt sich schon aus dieser Übersicht:

1. Zugänglichkeit durch Employee Self Services: Mitarbeiter greifen jederzeit und von überall auf ihre Daten zu. Dies ist besonders nützlich für Remote-Arbeiter oder generell für Teams in verteilten Organisationen. Das überbrückt verschiedene Zeitzonen. So stellt man sich zeitgemäße Arbeit vor.
2. Autonomie: ESS ermöglicht es den Mitarbeitern, die eigenen, persönlichen Daten zu verwalten. Dies stärkt das Selbstvertrauen der Mitarbeiter. Denn es vermittelt das Gefühl, mehr Kontrolle über ihre Arbeit zu besitzen.
3. Genauigkeit: Da Mitarbeiter ihre eigenen Daten eingeben und aktualisieren, können Fehler reduziert werden. Ist der Employee Self Service gut konstruiert, kontrolliert dieser die eingegebenen Daten auf formale Korrektheit und Plausibilität.
4. Hohe Transparenz: Mitarbeiter verfügen über einen klaren Überblick auf ihre Arbeitszeiten, Gehaltsabrechnungen, Urlaubstage und andere relevante Informationen.
5. Schnellere Prozesse durch Employee Self Service: Anfragen wie Urlaubsanträge oder Änderungen der Kontodaten laufen beschleunigt ab. Weder bedarf es dafür der Papierform, selten braucht’s den Postweg, noch müssen Mitarbeiter auf die bearbeitenden Personaler warten.
6. Umweltfreundlicher: Digitalisierte Prozesse kommen weitgehend ohne Papier aus. So führen ESS zu einer umweltfreundlicheren Arbeitsumgebung.

6 Vorteile der HR Self Services für die Personalabteilung

Allein die eben geschilderten Vorteile machen Employee Self Services zu einem wertvollen Werkzeug für die moderne Personalabteilung und das Unternehmen insgesamt. Folgende Vorteile können daraus entstehen:

1. Zeitersparnis: HR Self Services reduzieren den administrativen Aufwand für die Personalabteilung, indem sie Routine-Aufgaben wie Urlaubsanträge, Reisekosten oder Datenänderungen an die Mitarbeiter delegieren. Durch die Verringerung der Verwaltungsaufgaben können Unternehmen deutlich Zeit einsparen.
2. Wertschöpfung & Fokus: Die entstehenden zeitlichen Ressourcen nutzen Personaler für eine produktivere HR-Arbeit. HR Self Services ermöglichen der Personalabteilung, sich auf strategische und wertschöpfende Aufgaben wie Recruiting, Weiterbildung oder Mitarbeiterbindung zu konzentrieren.
3. Kostenreduktion: HR Self Services senken z.B. die Druck- und Archivierungskosten, indem sie HR-Prozesse digitalisieren und papierlos gestalten.
4. Optimierte Personalprozesse: HR Self Services rationalisieren die Prozesse und verbessern die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und Mitarbeitern.
5. Integration mit anderen Systemen schafft hohe Transparenz: HR Self Services lassen sich oft in andere Systeme integrieren. Sei es für Systeme zur Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung oder auch fürs Talentmanagement. All dies führt zu einer effizienteren Arbeitsweise. Denn alle Fragen lassen sich durch einen schnellen Griff der Personalmitarbeitenden zur HR-Self-Service-App beantworten.
6. Modernisierung: HR Self Services fördern die Digitalisierung und Innovation im Unternehmen. Gleichzeitig steigern sie die Attraktivität für potenzielle und bestehende Mitarbeiter.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Implementierung von HR und Employee Self Services sorgfältig geplant und durchgeführt werden sollte. Sicherzustellen bleibt auch, dass alle HR-Mitarbeitenden geschult sind und so das System effektiv nutzen können.

Funktionen für Employee Self Service – was sollte die HR-Software leisten?

Die kurze Antwort lautet: Natürlich die wesentlichen Funktionen, die Mitarbeitende regelmäßig und wiederkehrend benötigen. Wie beispielsweise:

Immer zur Hand: die digitale Personalakte

• Der Employee Self Service sollte den Zugriff auf die Personalakte zulassen: mit entsprechendem Rollen- und Rechtemanagement. So bleiben Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen und alle zugehörigen Dokumente immer griffbereit.

Urlaube eigenständig mit ESS verwalten

• Urlaubsplanung ist das halbe Leben. So liegt es auf der Hand, dass die Urlaubverwaltung durch den Mitarbeitenden via Employee Self Service einfach dazu gehört.

AU – Krankmeldungen, ein Fall für Employee Self Services

• Die Krankmeldung durch den Mitarbeiter über einen Self Service stößt automatisiert einen digitalen Prozess an, woraufhin die Personalabteilung die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz eAU) in einem verschlüsselten System der Krankenkasse abrufen kann. Der bisherige Austausch der Papierdokumente entfällt.

Arbeitsplätze buchen – für dezentrale Unternehmen und Organisationen

• Ob Open-Space oder herkömmliche Büroarbeitsplätze – überall, wo flexible Arbeitszeiten und „mobiles Arbeiten“ einfach dazugehören, kommt man an einer Arbeitsplatzbuchung nicht vorbei. Diese Option sollte bei Bedarf Bestandteil des Employee Self Service sein. Am Abend bequem gebucht, am nächsten Tag am Arbeitsplatz.

ESS – Dsgvo und Sicherheit

Es liegt auf der Hand: Bei den Employee Self Services geht’s oft um personenbezogene Daten. Diese münden unter anderem in der digitalen Personalakte. So müssen Self Services die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten und die Einwilligung, Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch der Mitarbeiter gewährleisten. Außerdem muss das HR-System über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen verfügen, um die Daten vor Verlust, Diebstahl, Manipulation oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Darüber hinaus ist bei der Auswahl eines Employee Self Service-Systems zwingend auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen einer revisionssicheren Archivierung zu achten.

Employee Self Service – ideal für KMU oder Konzerne?

Die Frage, welche Unternehmen den größten Nutzen aus ESS ziehen, hängt von verschiedenen Faktoren ab: zum Beispiel der Größe, der Branche, der Kultur und der Strategie des Unternehmens. Es gibt jedoch einige allgemeine Aspekte, die man berücksichtigen sollte – hier eine kurze Gegenüberstellung:

• KMU (kleine und mittlere Unternehmen) verfügen oft über weniger Personalressourcen und -budget als Konzerne. Gerade hier kann ESS helfen, den administrativen Aufwand zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. KMU sind auch eher in der Lage, flexibler und schneller ESS einzuführen als Konzerne.
• Konzerne besitzen oft mehr Mitarbeiter, Standorte und Abteilungen als KMU. Daher können gerade hier Employee Self Services helfen, die Datenkonsistenz, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zu verbessern. Dies erhöht gleichzeitig die Transparenz und senkt die Fehlerquote. Konzerne können auch mehr von den innovativen Funktionen und Möglichkeiten von ESS profitieren, wie zum Beispiel künstliche Intelligenz, Chatbots oder Gamification.

HR Self Service Portal – Employee Services unter einem Dach vereint

Zugänglichkeit und Auffindbarkeit für Employee Self Services zählen zum A & O. Ideal gelöst ist dies über ein HR Self Service Portal. Genauso wie ein Kundenportal ist ein Mitarbeiterportal eine Webanwendung, eine Website. Erreichbar über eine feste Adresse im Browser, bspw. über eine Subdomain:

https://employee-self-service.unternehmensdomain.com

So finden Mitarbeitende unter dieser Adresse alle vom Unternehmen bereitgestellten Employee Self Services.